Vous avez besoin de partager des documents de manière sécurisée et organisée ? Au sein de votre structure, de l’université ou avec des acteurs externes ?
GeNUM est le système de gestion électronique de documents (GED) de l’université.
GeNUM permet de créer, organiser, gérer et accéder à des documents électroniques au sein d’une organisation.
Diverses fonctionnalités favorisent la collaboration, comme la gestion fine des droits d’accès, les workflows de validation ou les alertes.
GeNUM est un dispositif qui offre la possibilité de :
- Apporter de la souplesse dans le traitement de l’information.
- Dématérialiser, stocker et archiver.
- Suivre le cycle de vie (historisation…).
- Gérer les accès à l’information : authentification, rôles.
- Mettre en place des flux de traitement.
- Partager et travailler collaborativement.
- Indexer, classer et rechercher.
- Standardiser et tracer (versionning…).
- Diffuser, valoriser.
- Répondre aux exigences de qualité.
Se documenter, se former
L'ESSENTIEL A SAVOIR
Accès
Aller dans l’ENT, puis Menu Outils et Vignette Génum
Questions frequentes
Où déposer mes données pour qu’elles soient sauvegardées sur les serveurs de l’université ?
Accès aux données
Si votre ordinateur est géré par la DSIN :
Pour un ordinateur portable : Déposez vos fichiers sur le lecteur P:. Le fait de les placer ici garantit qu’ils sont sauvegardés automatiquement sur les serveurs de l’université, ce qui assure leur sécurité et leur accessibilité.
Pour un ordinateur fixe : Déposez vos fichiers dans les emplacements suivants pour qu’ils soient sauvegardés :
- Dossier “Mes Documents”
- Bureau
Les fichiers déposés dans ces dossiers sont automatiquement sauvegardés sur les serveurs de l’université.
Le lecteur M: pour les données communes :
- Dépôt de données professionnelles communes :Le lecteur M: est destiné aux fichiers et documents partagés entre collaborateurs de l’université. En déposant vos fichiers sur ce lecteur, vous permettez aux autres membres autorisés d’y accéder facilement, tout en bénéficiant de la sauvegarde automatique sur les serveurs de l’université.
- Usage recommandé : Utilisez ce lecteur pour des documents collaboratifs, des données de projets communs ou des fichiers de travail partagés.
Comment accéder au lecteur P: et M: en dehors du campus ?
Pour déposer ou accéder à vos fichiers sur les lecteurs P: et M: lorsque vous êtes en dehors du réseau universitaire, une connexion au VPN de l’université est obligatoire, que votre ordinateur soit géré ou non par la DSIN.
Depuis un poste géré par la DSIN :
- Connectez-vous au VPN de l’université.
- Une fois connecté, vous pouvez accéder aux lecteurs P: et M: comme si vous étiez sur le campus.
Depuis un poste non-géré par la DSIN :
- Connectez-vous obligatoirement au VPN de l’université.
- Accédez ensuite à eBureau depuis la vignette correspondante sur l’ENT.
- Utilisez eBureau pour accéder aux lecteurs P: et M:.
À retenir : la connexion au VPN est obligatoire dans tous les cas. Sur un poste non géré par la DSIN, l’utilisation d’eBureau est également nécessaire.
Les fichiers déposés sur les lecteurs P: et M: sont-ils sécurisés ?
Accès aux données
Oui, les données déposées sur les lecteurs P: (pour usage personnel) et M: (pour usage collaboratif) bénéficient de la sauvegarde et de la protection assurées par les serveurs de l’université. Cela garantit que vos fichiers sont conservés en toute sécurité.
Si vous n’avez pas accès à un poste professionnel, vous pouvez utiliser le service eBureau accessible via votre ENT. Il s’agit d’une alternative au VPN pour accéder à certaines ressources de l’Université, dont les lecteurs P: et M:
Puis-je déposer des fichiers volumineux sur le lecteur M: ?
Accès aux données
Il est conseillé de déposer uniquement les fichiers essentiels pour le travail collaboratif. Pour les fichiers volumineux, veuillez vérifier avec la DSIN les limites de stockage et les pratiques recommandées afin de ne pas saturer l’espace de stockage partagé.