Vous avez besoin d’organiser une visioconférence ? Vous souhaitez collaborer à distance et interagir avec vos pairs, vos étudiants ou avec des personnes extérieures ?
L’Université de Montpellier met à disposition les outils BigBlueButton (BBB), Zoom et Teams pour permettre à l’ensemble de ses usagers de communiquer à distance et favoriser la collaboration en ligne.
Vous pouvez, à partir d’un navigateur ou d’une application (disponible sur ordinateur / smartphone / tablette – selon l’outil choisi), établir des communications vidéo/audio, discuter, partager vos écrans ou documents … Les possibilités sont nombreuses et en constante évolution.
Quels outils pour quel usage ?
La DSIN vous aide à identifier l’outil adapté à vos besoins de conférence, de collaboration, de confidentialité pour toutes vos activités à l’Université de Montpellier.
RECHERCHE
Je souhaite utiliser un outil pour partager et discuter de sujets confidentiels (par exemple donnée de recherche etc.)
BigBlueButton
ENSEIGNEMENT
Je souhaite utiliser un outil pour donner des cours en ligne ou en hybride.
BigBlueButton
Zoom
Microsoft Teams
CONSEILS D’ADMINISTRATION
Je souhaite utiliser un outil pour des réunions stratégiques internes, où on discute de l’établissement et sa gouvernance.
BigBlueButton
Zoom
ADMINISTRATION
Je souhaite utiliser un outil pour cordonner des activités administratives avec des collègues (internes et externes).
BigBlueButton
Zoom
Microsoft Teams
ÉTUDIANTS
En tant qu’étudiant j’ai besoin d’organiser des réunions en ligne avec des acteurs internes et externes à l’UM pendant mes études.
BigBlueButton
Zoom
Microsoft Teams
Principales caractéristiques
BigBlueButton |
Zoom |
Microsoft Teams | |
|---|---|---|---|
| Participants max en réunion | 250 | 300 | 300 |
| Participants max en webinaire | 250 | 500 | 1000 |
| Participants max classe virtuelle | 250 | 500 | 1000 |
| Diffusion en direct | Oui | Oui | Oui |
| Partage écran | Oui | Oui | Oui |
| Partage documents | Oui | Oui | Oui |
| Tableau blanc | Oui | Oui | Oui |
| Sondage | Oui | Oui | Oui |
| Sous-titre automatique | Prochainement | Oui | Oui |
| Traduction avec interprètes | Non | Oui | Oui |
| Traduction automatique | Prochainement | Oui | Oui |
| Compte-rendu par IA | Prochainement | Oui | Oui |
Comment acceder et utiliser BigBlueButton, Zoom et Microsoft Teams ?
Zoom
Zoom est à disposition pour tout le personnel et les étudiants de l’Université. L’ensemble des fonctionnalités sont disponibles, hormis par défaut ces 4 parties : webinaire / sous-titre / traduction / interprétariat. Si vous souhaitez en bénéficier, il vous faut faire la demande via le Centre de Services. Pour les étudiants, ces 4 fonctionnalités sont temporaires, le temps de l’utilisation dans le cadre d’un projet ou d’un évènement.
Comment télécharger l’application
Pour télécharger l’application ordinateur pour un système Windows / MAC / Linux rendez-vous sur la plateforme Zoom.us.
Pour les versions mobiles Android et iOS, rendez-vous sur le store d’applications correspondant à votre appareil.
Comment créer un compte Zoom ?
L’inscription au Zoom « Université de Montpellier » n’est pas automatique.
Chaque agent, ou étudiant, doit faire la démarche en se rendant sur la page https://zoom.us/signup#/signup. Cette inscription ne peut se faire qu’avec votre adresse email institutionnelle.
Pour des raisons de sécurité, il est recommandé que le mot de passe de votre compte Zoom soit différent de celui de votre compte institutionnel.
Si vous rencontrez un problème lors de cette procédure, contactez l’assistance via le Centre de Services.
Comment programmer une réunion Zoom ?
Vous pouvez programmer une réunion depuis le portail web ou via l’application sur votre ordinateur :
Depuis le web :
Connectez vous à Zoom et cliquez sur « Planifier une réunion ».
Depuis l’application :
Ouvrez l’application Zoom et cliquez sur « Programmer ».
Paramétrez votre réunion en fonction de vos besoins spécifiques :
Sujet, date et participants :
Définissez le titre, la date et ajoutez les invités.
ID de réunion et inscription :
Choisissez un ID*, unique ou récurrent, et activez l’inscription si nécessaire.
*pour des raisons de sécurité, favorisez l’utilisation d’un ID unique (non récurrent) au maximum
Sécurité :
Configurez le mot de passe, la salle d’attente et les options de contrôle des participants.
AI Companion :
Activez les fonctionnalités d’assistance IA si souhaité.
Chat, vidéo et audio :
Déterminez les options de communication et d’interaction.
Options avancées :
Enregistrement, désactivation du son, synthèse automatique, hôtes alternatifs, etc.
Consulter la documentation pour avoir un guide plus détaillé.
Comment utiliser une salle « Zoom Room » ?
L’Université de Montpellier dispose de nombreuses salles équipées pour la visioconférence. Renseignez vous auprès de votre composante ou direction pour connaitre les disponibilités et mode d’accès.
Ces salles permettent de lancer ou participer à une réunion (ou un webinaire) de manière simple et sans nécessiter obligatoirement un ordinateur.
Lorsque vous programmez une réunion (ou un webinaire), il faut penser à ajouter la salle comme co-hôte, en cliquant sur « Avancé » puis en ajoutant la salle dans « Autres animateurs possibles« .
Ainsi en allant dans la salle, votre réunion ou webinaire, apparaitra sur la tablette de contrôle sur laquelle vous pourrez démarrer et tout piloter.
En cas de besoin, contactez l’assistance via le Centre de Services.
Consulter diverses ressources en ligne
Big Blue Button
Créer / Participer à une classe virtuelle BigBlueButton depuis Moodle
Pour les personnels, Moodle vous donne la possibilité de créer un espace de classe virtuelle intégré dans votre cours vous permettant des échanges synchrones avec vos participants en groupe classe.
L’activité BigBlueButton permet de :
- dispenser un enseignement ou échanger oralement via un micro (intégré à votre webcam ou externe) ;
- présenter, commenter et même annoter un ou plusieurs documents que vous montrez aux participants via le partage d’écran ;
- prendre des notes communes dans un espace partagé ;
- poser des questions via la messagerie instantanée intégrée ;
- créer des sondages…
Pour les étudiants, la classe virtuelle BigBlueButton vous est accessible directement via vos cours Moodle habituels.
Pour accéder à Moodle : https://moodle.umontpellier.fr/
Créer / Participer à une réunion BigBlueButton depuis la plateforme vidéo
Que vous soyez étudiant ou personnel de l’université, BigBlueButton vous est accessible via le module des Réunions de la plateforme vidéo, reposant sur Esup-Pod.
Cette solution offre la possibilité de :
- partager des images, des contenus audio et vidéo,
- de diffuser des présentations avec ou sans tableau blanc,
- d’utiliser des outils de messagerie publique ou privée,
- de partager son écran,
- de communiquer par voix sur IP,
- de réaliser des sondages en ligne,
- de collaborer sur des documents bureautiques…
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Microsoft Teams
Compte Teams "Université de Montpellier"
L’Université de Montpellier met à disposition une licence Microsoft Office 365 Education pour chacun des étudiants et personnels UM éligibles.
La licence d’un usager reste active tant que celui-ci dispose d’une adresse de messagerie institutionnelle active.
Retrouvez le guide d’installation complet pas à pas en en suivant ce lien.
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Questions fréquentes
Comment demander l’installation ou l’équipement d’une salle de visioconférence à l’Université de Montpellier ?
Pour toute demande liée à l’installation ou à l’équipement d’une salle de visioconférence (caméras, micros, écrans, captation automatisée, etc.), vous devez vous référer au marché public dédié à la fourniture et l’installation d’équipements multimédia.
Pour en savoir plus, consultez la page suivante : Fourniture et installation d’équipements multimédia de captation automatisée.