Vous avez besoin de partager des documents de manière sécurisée et organisée ? Au sein de votre structure, de l’université ou avec des acteurs externes ?
GeNUM est le système de gestion électronique de documents (GED) de l’université.
GeNUM permet de créer, organiser, gérer et accéder à des documents électroniques au sein d’une organisation.
Diverses fonctionnalités favorisent la collaboration, comme la gestion fine des droits d’accès, les workflows de validation ou les alertes.
GeNUM est un dispositif qui offre la possibilité de :
- Apporter de la souplesse dans le traitement de l’information.
- Dématérialiser, stocker et archiver.
- Suivre le cycle de vie (historisation…).
- Gérer les accès à l’information : authentification, rôles.
- Mettre en place des flux de traitement.
- Partager et travailler collaborativement.
- Indexer, classer et rechercher.
- Standardiser et tracer (versionning…).
- Diffuser, valoriser.
- Répondre aux exigences de qualité.
Se documenter, se former
L'ESSENTIEL A SAVOIR
Accès
- Menu Outils
- Vignette Génum
Questions frequentes
Où déposer mes données pour qu’elles soient sauvegardées sur les serveurs de l’université ?
Accès aux données
Si votre ordinateur est géré par la DSIN :
Pour un ordinateur portable : Déposez vos fichiers sur le lecteur P:. Le fait de les placer ici garantit qu’ils sont sauvegardés automatiquement sur les serveurs de l’université, ce qui assure leur sécurité et leur accessibilité.
Pour un ordinateur fixe : Déposez vos fichiers dans les emplacements suivants pour qu’ils soient sauvegardés :
- Dossier “Mes Documents”
- Bureau
Les fichiers déposés dans ces dossiers sont automatiquement sauvegardés sur les serveurs de l’université.
Le lecteur M: pour les données communes :
- Dépôt de données professionnelles communes :Le lecteur M: est destiné aux fichiers et documents partagés entre collaborateurs de l’université. En déposant vos fichiers sur ce lecteur, vous permettez aux autres membres autorisés d’y accéder facilement, tout en bénéficiant de la sauvegarde automatique sur les serveurs de l’université.
- Usage recommandé : Utilisez ce lecteur pour des documents collaboratifs, des données de projets communs ou des fichiers de travail partagés.
Comment accéder au lecteur P: et M: en dehors du campus ?
Accès aux données
Depuis un poste géré par la DSIN :
Utilisation d’un VPN : Pour déposer ou accéder à vos fichiers sur le lecteur P: ou M: lorsque vous êtes en dehors du réseau universitaire, connectez-vous via le VPN de l’université. Le VPN crée une connexion sécurisée qui vous permet d’accéder au lecteur P: (ou M:) comme si vous étiez sur le campus.
Depuis un poste non-géré par la DSIN :
Utilisation du eBureau, disponible via la vignette portant le même nom sur l’ENT.
Comment accéder à mes fichiers déposés depuis un autre ordinateur de l’université ou via l’eBureau ?
Accès aux données
Accès depuis un autre ordinateur géré par la DSIN : Les fichiers que vous avez déposés sur le lecteur P:, dans “Mes Documents” ou sur le Bureau sont accessibles depuis d’autres postes universitaires gérés par la DSIN. Cela permet de retrouver facilement vos données si vous changez de poste temporairement.
Accès via l’eBureau : En vous connectant à l’eBureau de l’Université de Montpellier, vous pouvez accéder à vos fichiers déposés depuis n’importe quel ordinateur connecté à internet. L’eBureau est une interface en ligne sécurisée qui vous permet de consulter vos fichiers et applications universitaires à distance.
Les fichiers déposés sur les lecteurs P: et M: sont-ils sécurisés ?
Accès aux données
Oui, les données déposées sur les lecteurs P: (pour usage personnel) et M: (pour usage collaboratif) bénéficient de la sauvegarde et de la protection assurées par les serveurs de l’université. Cela garantit que vos fichiers sont conservés en toute sécurité.
Si vous n’avez pas accès à un poste professionnel, vous pouvez utiliser le service eBureau accessible via votre ENT. Il s’agit d’une alternative au VPN pour accéder à certaines ressources de l’Université, dont les lecteurs P: et M:
Puis-je déposer des fichiers volumineux sur le lecteur M: ?
Accès aux données
Il est conseillé de déposer uniquement les fichiers essentiels pour le travail collaboratif. Pour les fichiers volumineux, veuillez vérifier avec la DSIN les limites de stockage et les pratiques recommandées afin de ne pas saturer l’espace de stockage partagé.