Zoom

Zoom est un outils de réunions et de classes virtuellesLa licence « éducation » permet à l’ensemble des personnels de bénéficier de durée illimitée, de webconférence / visioconférence à 300 participants et de webinaire (classe virtuelle) à 500 participants.

Les étudiants bénéficient des mêmes avantages hormis l’option webinaire. 

Les réunions et classes virtuelles peuvent être enregistrées pour être ensuite consultables à partir de Moodle ou de la plateforme vidéo de l’université.

Pour des raisons de sécurité, n’utilisez pas votre mot de passe « universitaire » sur Zoom.

Pour obtenir une licence éducation (étudiants & personnels)

Si vous étiez déjà inscrit(e) sur Zoom avec votre adresse « umontpellier.fr » ou « etu.umontpellier.fr« , lancez votre application Zoom et il vous proposera deux options. 

Choisissez « Regrouper dans le compte » pour profiter de la licence « Université de Montpellier ».

FAQ

Fournies par la DSIN

En premier lieu, tout logiciel hébergé sur un cloud n’est pas adapté aux usages de la recherche.

La presse et les réseaux sociaux se sont fait l’écho de failles de sécurité présentes dans la solution Zoom. Comment Zoom a répondu à chacune de ces failles ?

  • Zoom a publié des correctifs de sécurité (pour les utilisations de la solution sur Mac et pour le problème de liaison UNC).
  • Zoom a supprimé / modifié définitivement les fonctionnalités en cause, dès que des transferts ou divulgation de données inutiles ont été identifiées (l’application LinkedIn Sales Navigator, le kit de développement de Facebook (« SDK ») qu’il utilisait initialement).
  • Zoom a mis en place un vaste programme de sécurité (test de pénétration informatique, publication à venir d’un rapport de transparence, 90 ingénieurs R&D chez Zoom entièrement dédiés à la sécurité de l’application depuis le 1er avril, etc.).
  • Zoom a clarifié le chiffrement des données : dans une réunion où tous les participants utilisent Zoom, tous les contenus vidéo, audio, de partage d’écran et de discussion d’un participant ne peuvent être déchiffrés avant d’atteindre le poste de travail des autres participants.
  • Dans sa version 5 sortie le 27 avril 2020, Zoom a intégré le chiffrement à la norme AES 256.

La sortie de la version 5 marque une étape majeure dans le plan de sécurité de Zoom : à partir du 30 mai 2020, il n’est plus possible d’accéder à une réunion Zoom depuis une version antérieure à la version 5.

  • La sécurité ne se limite pas à Zoom seulement mais aussi au bon respect de quelques règles pratiques :
    • Mettre à jour régulièrement ses ordinateurs, tablettes, téléphones.
    • Veiller à la confidentialité de son mot de passe personnel.
    • Ne jamais partager publiquement les liens d’accès et mots de passe, ni des copies d’écran des réunions.

Oui. Les mesures de sécurité des systèmes d’information obligent les institutions et les prestataires de service à enregistrer les traces de connexion des utilisateurs (nom, prénom, adresse mail, adresse IP). Ces traces sont supprimées dans un délai maximum d’un an.

1 – AJOUTER UN MOT DE PASSE À MA REUNION :

  • Une fois la visioconférence planifiée, accédez à l’outil Zoom.
  • Puis, sur l’onglet « Réunions » (1), cliquez sur le bouton « Modifier » (2) de la visioconférence :
  • Cochez ensuite l’option « Code secret » (3).
  • Saisissez le mot de passe dans la zone située juste à droite (4) :

2 – VERROUILLER MA REUNION UNE FOIS LANCÉE :

    • Une fois la visioconférence démarrée, cliquez sur le bouton « Sécurité » (1) puis sur « Verrouiller la réunion » (2) :
  • Les enseignements sont réservés aux étudiants de l’Université de Montpellier. Il est strictement interdit de partager les liens d’accès aux classes virtuelles à des tiers, notamment sur les réseaux sociaux. Seul l’enseignant peut inviter une personne extérieure.
  • Pour les réunions qui ne sont pas des enseignements, les personnels, chercheurs et enseignants, étudiants peuvent bien sûr inviter des participants extérieurs. Ces derniers n’ont pas besoin d’avoir un compte Zoom.

La mise en œuvre d’un enregistrement nécessite obligatoirement le consentement des participants et la confirmation de l’organisateur de la réunion. Vous serez donc naturellement informé(e) de l’enregistrement de la réunion puisqu’un message apparaîtra dès votre connexion demandant votre consentement à l’enregistrement.

Lorsqu’une réunion est enregistrée, seuls la vidéo (captation), le son, le partage d’écran, et les messages publics échangés dans la messagerie instantanée sont enregistrés.

Les éléments privés tels que les messages instantanés privés (c’est à dire envoyés à une personne en particulier), les vignettes des participants et leurs identifiants (nom, prénom et pseudo) ne sont pas enregistrés.

Enfin, les enregistrements (captations vidéos, sons, messages instantanés publics) ne peuvent être réalisés sans le consentement des personnes.

La vidéo de la réunion ou du cours est soit enregistrée sur l’ordinateur local soit sur le cloud de Zoom. Les enseignants récupèrent ensuite l’enregistrement et peuvent le transfèrent vers la plateforme Vidéo de l’Université de Montpellier.

Pour des questions de sécurité, il est impératif de vérifier régulièrement que vous disposez bien de la dernière version du logiciel Zoom sur votre ordinateur.

  • Pour cela, démarrez Zoom, cliquez sur votre photo de profil(1) puis sur « Vérification des mises à jour » (2) :
  • Suivez les instructions pour mettre à jour votre version de Zoom.
  • Avant de vous connecter à une réunion, en tapant votre Prénom Nom sur l’écran de connexion : 

  • Si vous êtes déjà connecté à une réunion, cliquez sur le bouton « Participants » situé au bas de l’écran : 

Puis sur l’écran suivant passez votre souris sur votre nom sur la droite :

Vous aurez la possibilité de cliquer sur un bouton « Plus » puis « Renommer » et vous aurez accès à l’écran permettant de modifier votre nom :

Mode d’emploi

L’Université de Montpellier a acquis la licence Zoom éducation qui comprend la passerelle H.323. Les réunions Zoom que vous créez à partir de votre compte universitaire sont donc accessibles aussi à travers des matériels (CODEC) ou clients de visioconférence (H.323).

ATTENTION !!! Si vous devez participer à des réunions Zoom créées par d’autres partenaires, il se peut que ceux-ci n’aient pas acquis cette licence. Vous devez donc obligatoirement utilisez le client Zoom (et seulement le client Zoom) pour rejoindre leur réunion, que ce soit à partir de votre téléphone, tablette, ordinateur.

Pour vous connecter de votre CODEC Starleaf sur la réunion Zoom : sur la tablette tactile, entrez l’adresse 213.244.140.110 (Allemagne) ou 213.19.144.110 (Amsterdam). Vous tombez sur la page d’accueil de Zoom. Entrez le numéro de votre réunion et terminez par #. On vous demandera ensuite le mot de passe (s’il y en a un). Entrez le et terminez par #